SOP (Standar Operasional Prosedur)

MAKALAH

SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR)

ROMI R. LEBANG                          E21113731

SRI NURMALA SARI                     E21113725

MUH. RIDWAN MB                        E21113730

ANDI MUNIF MUKHLIS               E21113703

ISHAM ISMAIL                               E21113714

A.  FATIMAH ZAHRA                    E21113726

ADMINISTRASI NEGARA KONSENTRASI MANAJEMEN KEARSIPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS HASANUDDIN

MAKASSAR

2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat menimbulkan  kecelakaan atau kerusakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standard, sehingga siapapun, kapanpun dan dimanapun dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang tertib ini disebut SOP (standard operating procedures), sebutan lainnya Protap (Prosedur tatap). 

Lembaga atau perusahaan yang  besar dan bonafide umumnya telah memakai SOP dalam melaksanakan tugas, seperti : Departemen/dinas Kimpraswil, Operasi pasien di rumah sakit, Bapedal, POLRI, dan lainnya. SOP merupakan hasil finalisasi dan kesempurnaan prosedur kerja. Dengan adanya SOP diharapkan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan.

1.2    Rumusan Masalah

1.2.1        Apa pengertian dari SOP dan mengapa SOP penting?

1.2.2        Simbol-simbol apa yang ada didalam SOP?

1.2.3        Apa prinsip dan teknik penyusunan SOP?

1.3    Tujuan Penulisan

1.3.1        Untuk mengetahui  pengertian dari SOP dan pentingnya SOP.

1.3.2        Untuk mengetahui simbol-simbol yang digunakan didalam SOP.

1.3.3        Untuk mengetahui prinsip dan teknik penyusunan SOP.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1    Pengertian dan Pentingnya SOP

2.1.1   Pengertian SOP

Pada dasarnya SOP adalah suatu perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Oleh karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis yang disebut sebagai Standard Operating Procedure.

Menurut Syamsi (1994:16), Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Sementara itu prosedur perkantoran atau sistem perkantoran diartikan sebagai urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan - pelaksanaan pekerjaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana  melakukannya, dan siapa yang melakukannya (Moekijat, 1989:52). Sedangkan menurut Terry dalam Syamsi (1994:16), Prosedur kerja adalah serangkaian tugas yang saling berkaitan dan yang secara kronologis berurutan dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan. Maka secara singkat dikatakan bahwa prosedur kerja itu merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu.

Menurut Maryati (2007:53), Standar kerja adalah perilaku atau hasil minimum yang diharapkan dapat dicapai oleh seluruh karyawan kantor. Sedangkan menurut Moekijat, (2002:159), standar adalah sesuatu yang dibentuk baik oleh kebiasaan maupun oleh kekuasaan untuk mengukur hal-hal seperti mutu, hasil pelaksanaan pelayanan dari setiap faktor yang dipergunakan dalam manajemen.

Dari pengertian diatas menunjukkan betapa pentingnya suatu standar, di dalam perusahaan standar itu dibuat didalam bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk mengukur mutu dan pelaksanaan pelayanan.

Menurut Crisyanti (2011) Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan instansi pemerintah.

Pengertian Standar Operasional Prosedur lainnya adalah suatu standar/ pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok kerja agar dapat mencapai tujuan organisasi. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Menurut (Atmoko, 2011:2), Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Sementara itu, Risyanti (2011:203) menyatakan bahwa SOP menjadi relevan karena sebagai tolak ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan dalam melaksanakan program kerjanya.

Singkatnya dari pengertian di atas bahwa Standar Operasional Prosedur merupakan pedoman kerja bagi setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Dalam SOP itu biasanya diatur ketentuan-ketentuan umum yang berlaku dalam suatu unit kerja, Sementara itu kinerja atau juga sering di sebut performance adalah sebagai pencapaian hasil atau the degree of accomplishment, pengertian lain bahwa kinerja adalah prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan sesuatu (Atmoko, 2011:3). Sementara Faustino (dalam Atmojo,2011) memberi batasan kinerja sebagai suatu cara mengukur kontribusi-kontribusi dari individu individu anggota organisasi kepada organisasinya. Peter Jennergen (dalam Atmoko, 2011) juga mendefinisikan kinerja organisasi adalah tingkat yang menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan tugas dapat dijalankan secara aktual dan misi organisasi tercapai.

Dengan demikian, kinerja adalah konsep utama organisasi yang menunjukkan seberapa jauh tingkat kemampuan pelaksanaan tugas-tugas organisasi dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan.

2.1.2   Pentingnya SOP

Keberadaan SOP (Standard Operating Procedure) sangat penting bagi operasional suatu perusahaan. Dengan SOP kita bisa mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin terjadi dalam menjalankan bisnis kita. SOP ini harus kita perjuangkan sejak kita mendirikan perusahaan. Pada tahap awal sop ini terlihat sederhana, tetapi seiring dengan perjalanan menjalankan bisnis kita akan semakin memperlengkapi sop kita.

Tujuan SOP adalah menciptakan komitmen mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.

SOP akan memberi arah bagi staf perusahaan dalam menjalankan pekerjaannya. Dengan adanya SOP maka karyawan mengetahui lingkup pekerjaannya. Dengan kejelasan ruang lingkup ini, maka job description akan jelas sehingga tidak tumpang tindih. Dengan demikian maka kinerja staf perusahaan akan terjaga dengan baik.

SOP ini bisa kita bagi ke dalam berbagai bidang misalnya:

1.      SOP dalam menangani calon client

2.      SOP dalam mengerjakan project

3.      SOP layanan purna jual

4.      SOP quality control

5.      SOP keuangan

Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) :

a.        Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja

b.       Lebih jelas mengetahui peran dan posisi masing-masing di internal perusahaan

c.        Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja, dan tanggung jawab dalam proses terkait

d.       Memberikan keterangan mengenai keterkaitan dengan satu proses kerja dengan proses kerja

e.        Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan

f.        Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional perusahaan

Fungsi Betapa Pentingnya SOP :

1.        Memahami alur atau Metode kerja yang harus dijalankan

2.        Memahami tingkat kesulitan dan kerumitan suatu pekerjaan (target achievement)

3.        Melihat fungsi dan authorisasi pemegang jabatan (authorized)

2.2    Simbol-simbol SOP

 Proses di lingkungan industri pada umumnya merupakan suatu rangkaian kegiatan yang berulang. Setiap siklus kegiatan tersebut biasanya dapat dipecahkan ke dalam beberapa langkah kecil. Dari uraian langkah-langkah tersebut, kita dapat mencari langkah mana saja yang bisa kita perbaiki (improve). Langkah-langkah tersebut akan lebih mudah dimengerti jika kita menggambarkannya dalam suatu bagan yang dikenal dengan istilah: flowchart atau bagan alir. Flowchart adalah diagram yang menyatakan aliran proses dengan menggunakan  anotasi bidang-bidang geometri, seperti lingkaran, persegi empat, wajik, oval, dan sebagainya untuk merepresentasikan langkah-langkah kegiatan beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah.

2.2.1   Awal Penggunaan Flowchart

Frank Bunker Gilbreth, adalah orang yang pertama kali memperkenalkan sebuah metode terstruktur untuk mendokumentasikan aliran proses yang sering disebut flow process chart  di hadapan para anggota ASME (American Society of Mechanical Engineers) pada tahun 1921 dengan presentasi berjudul “Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way“. Dalam presentasi Gilbreth tersebut terdapat  puluhan simbol yang kemudian pada tahun-tahun berikutnya disederhanakan menjadi empat macam simbol , yaitu:

		untuk kegiatan operasi
		untuk kegiatan pemindahan atau transportasi
		untuk kegiatan pemeriksaan atau inspeksi
		untuk penyimpanan

Kemudian pada tahun 1947, simbol-simbol dalam flow process chartmilik Gilbreth digunakan oleh ASME ketika mereka menerbitkan standar pertama untuk simbol-simbol pemetaan proses, yang kemudian berkembang menjadi ANSI Y15.3M, yaitu sebuah standar yang dibuat oleh American National Standard Institute (ANSI) untuk pemetaan operasi dan aliran proses (operation and flow process charts standard).

Dalam standar ANSI Y15.3M ini terdapat lima macam simbol yang merupakan modifikasi simbol Gilbreth, yang mana lingkaran kecil diganti dengan anak panah untuk kegiatan transportasi dan menambah simbol baru untuk kejadian menunggu (delay). Berikut standar simbol-simbol tersebut:

		Lingkaran besar untuk kegiatan operasi (operation/handling), misalnya: memaku, mengebor, mengetik, dll.
		Blok panah untuk kegiatan pemindahan (transportation/move), misalnya: memindahkan material dengan forklift, mengangkat barang dengan crane, memindahkan barang dengan tangan, dll.
		Segi empat untuk kegiatan pemeriksaan (inspection), misalnya: menguji kualitas material, membaca skala pengukur tekanan, meneliti informasi tertulis, dll.
		Segi tiga terbalik untuk penyimpanan (storage), misalnya: tumpukan raw material di gudang, barang jadi  di staging area, penyimpanan surat-surat, dll.
		Huruf D besar untuk kejadian menunggu (delay), misalnya: material dalam trolley  menunggu diproses lebih lanjut, menungguelevator, surat-surat menunggu untuk diarsipkan, dll.

2.2.2   Simbol-Simbol Flowchart yang Umum Digunakan

Simbol-simbol flowchart yang digunakan Gilbreth kurang dikenal secara umum.  Ini mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana Microsoft Office merujuk simbol-simbol dasar flowchart kepada simbol-simbol  flowchart untuk pengolahan data (data processing). Sejauh yang saya tahu simbol-simbol ini sama persis  dengan template yang digunakan IBM pada 1960-an untuk simbol flowchart pengolahan data. Berikut bentuk simbol-simbol tersebut:

		Terminator, simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.
		Process, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  proses atau operasi. Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
		Connector, tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses yang lain.
		Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  pengambilan keputusan. Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari ‘yes’ dan ‘no’ atau ‘ya’ dan ‘tidak’  yang menentukan bagaimana alur dalamflowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut.
		Sub-process, simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapat flowchart lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih  rinci.
		Document, simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.
		Input/Output, simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input  atau output proses.
		Connector (On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol dalam flowchart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan garis.
		Off-page Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan tetapi digunakan untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda. Label untuk Connector dapat menggunakan huruf dan Off-page Connector menggunakan angka.

Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah sebagian standar simbol-simbol yang disepakati dan banyak digunakan dibeberapa belahan dunia, mungkin saja organisasi atau perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar simbol sendiri, hal yang terpenting kita harus menyepakati simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan.

2.3    Prinsip-prinsip dan Teknik Penyusunan SOP

2.3.1   Prinsip-prinsip Penyusunan SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baik adalah SOP yang dapat dengan mudah dipahami dan dijalankan. SOP yang mudah dipahami dan dijalankan tentunya akan memudahkan semua pegawai mengerjakannya, sebaliknya SOP yang sulit malah akan membuat pegawai mengalami kesulitan pula. Untuk membuat SOP yang baik hendaknya suatu perusahaan merujuk pada prinsip-prinsip berikut ini.

1.    Prinsip Kemudahan dan Kejelasan

Prinsip ini dimaksudkan agar prosedur-prosedur standar yang akan disusun harus dengan mudah dapat dipahami dan diterapkan oleh semua pegawai termasuk pegawai baru tanpa mengalami kendala dalam pelaksanaan tugasnya.

2.    Prinsip Efisiensi dan Efektivitas

Prinsip ini menerapkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan tugas. Prinsip ini mutlak harus menjadi pedoman dalam penyusunan prosedur kerja. Diharapkan prinsip ini membuat pekerjaan lebih cepat selesai dan lebih murah.

3.    Prinsip Perhatian dan Keselarasan

Prinsip ini bertujuan untuk menyelaraskan prosedur-prosedur yang berkaitan satu dengan lainnya.

4.    Prinsip Keterukuran

Prinsip ini menjadi sangat penting dalam SOP karena output dari prosedur-prosedur yang terstandarisasi mengandung kualitas mutu tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.

5.    Prinsip Dinamis

Prinsip dinamis maksudnya, prosedur-prosedur yang ada dapat dengan mudah disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang.

6.    Prinsip Berorientasi pada Konsumen

Prosedur-prosedur yang dikembangkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga dapat memberikan kepuasan pada pengguna.

7.    Prinsip Kepatuhan dan Kepastian Hukum

Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan-ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku, serta untuk memperoleh kepastian hukum agar dapat ditaati oleh pegawai dan melindungi pegawai jika terjadi tuntutan hukum. 

2.3.2   Teknik Penyusunan SOP

1.      Menentukan format

Bentuk format yang dipilih bisa dengan :

a.    Mendisain sebuah kebutuhan

b.    Mengadopsi dari pihak luar

Kelengkapan dokumen SOP umumnya :

a.    Halaman judul (cover)

b.    Keputusan pimpinan perusahaan/ organisasi/ lembaga (lembar pengesahan)

c.    Kata pengantar

d.   Daftar isi dokumen SOP dan daftar lampiran

e.    Penjelasan singkat penggunaan

f.     Kepala SOP

g.    Uraian procedure

2.      Pengumpulan informasi

a.    Teknik brainstorming

Teknik brainstorming, biasanya dilakukan pada kondisi dimana tim tidak memiliki cukup informasi yang diperlukan dalam pengembangan SOP.

b.    Teknik focus group discussion

Teknik focus group discussiom dilakukan jika tim telah memiliki informasi prosedur-prosedur yang akan distandarkan tetapi ingin lebih mendalaminya dari orang-orang yang dianggap menguasai secara teknis.

c.    Teknik wawancara

Teknik wawancara dilakukan jika tim ingin mendapatkan informasi secara mendalam dari seorang key informant, yaitu orang yang menguasai secara teknis berkaitan dengan prosedur-prosedur yang akan distandarkan.

d.   Teknik survey

Teknik surveu dilakukan jika tim ingin memperoleh informasi dari sejumlah besar orang yang terkait dengan prosedur.

e.    Teknik benchmark

Teknik benchmark dilakukan jika tim memandang bahwa terdapat banyak unit sejenis yang sudah memiliki SOP dapat dijadikan contoh untuk pengembangan SOP.

f.     Telaah dokumen

Telaah dokumen dilakukan untuk memperoleh informasi sekunder dari dokumen-dokumen pemerintah berkaitan dengan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan prosedur yang akan distandarkan.

BAB III

PENUTUP

3.1    Kesimpulan

Standar operasional prosedur sebagai alat penilaian kinerja berorientasi pada penilaian kinerja internal kelembagaan, terutama dalam hal kejelasan proses kerja di lingkungan organisasi termasuk kejelasan unit kerja yang bertanggungjawab, tercapainya kelancaran kegiatan operasional dan terwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang meminimalisir tumpang tindih proses kegiatan di lingkungan sub-sub bagian dalam organisasi yang bersangkutan. Standar operasional prosedur berbeda dengan pengendalian program yang lebih diorientasikan pada penilaian pelaksanaan dan pencapaian outcome dari suatu program/kegiatan. Namun keduanya saling berkaitan karena standar operasional prosedur merupakan acuan bagi aparat dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya termasuk dalam pelaksanaan kegiatan program.

3.2    Saran

Karena SOP merupakan panduan berkerja semua orang dalam organisasi dan sebagai alat penting untuk melihat rekam jejak mereka dalam berkerja, maka sepatutnya pihak manajemen organisasi menyiapkan SOP dan mengevaluasi pemakaianya dari waktu kewktu untuk mendapatkan efektifitas dan efisiensi kerja pada tingkat yang maksimal.

DAFTAR PUSTAKA

Aes.(2013).pentingnyastandaroperasionalprosedur.https://aes2013.wordpress.com/2013/10/01/pentingnya-standar-operasional-prosedur/.07 Mei 2015

http://www.prowebpro.com/articles/pentingnya_sop_standard_operating_procedure.htmla.com/index.php/blog/21-sop

https://eriskusnadi.wordpress.com/2012/09/22/standar-simbol-simbol-flowchart-dan-penggunaannya/

http://sekolahcirebon.blogspot.com/2014/08/pengertian-simbol-symbol-jenis-prinsip.html

http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/prinsip-prinsip-penyusunan-sop.html

http://pratamaindomitra.co.id/metode-dan-teknik-penyusunan-sop.html

;'p