Makalah Pengurusan Surat

MAKALAH PENGURUSAN SURAT

SRI NURMALA SARI

E21113725

ADMINISTRASI NEGARA KONSENTRASI MANAJEMEN KEARSIPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS HASANUDDIN

MAKASSAR

2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulisan makalah ini selesai. Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengurusan Surat.

Terselesaikannya makalah ini bukan karena usaha penulis sendiri, semua tidak terlepas dari uluran tangan yang diberikan oleh berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu pada kesempatan ini dengan rendah hati penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada pihak-pihak yang terkait. Dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Tuhan akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.

Penulis menyadari amatlah terbatas pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki penulis untuk menciptakan karya tanpa cela. Tentulah masih jauh dari kata sempurna. Oleh karna itu segala kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak sangat kami harapkan, hargai dan akan diterima dengan kerendahan hati, agar menjadi koreksi pada penulis, sehingga kelak penulis mampu menghasilkan sebuah karya yang jauh lebih baik dan penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Makassar,      Mei 2015

Penulis

Sri Nurmala Sari

DAFTAR ISI

Hal

Kata Pengantar...................................................................................................... i

Daftar Isi............................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang............................................................................................. 1

1.2         Rumusan Masalah........................................................................................ 1

1.3         Tujuan Penelitian......................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN

2.1         Pengorganisasian Pengurusan Surat............................................................. 2

2.1.1        Asas Sentralisasi............................................................................... 2

2.1.2        Asas Desentralisasi........................................................................... 3

2.1.3        Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)..................................... 5

2.2         Prosedur Pengurusan Surat.....................................................................      6

2.2.1        Pengurusan Surat Masuk.................................................................. 5

2.2.2        Pengurusan Surat Keluar.................................................................. 7

BAB III PENUTUP

3.1  Kesimpulan...................................................................................................... 12

3.2  Saran................................................................................................................ 12

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Surat merupakan naskah dinas yang digunakan sebagai sarana komunikasi yang dibuat oleh suatu instansi yang ditujukan kepada instansi lain ataupun individu  yang berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas, kegiatan dinas atau dinas instansi yang terkait. Biasanya dalam suatu instansi, yang membuat surat yaitu sekretaris. Pengurusan surat (Mail Handling) adalah kegiatan mengirim dan menerima informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Karena itu pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirim surat keluar saja, tetapi juga meliputi kegiatan pengarahan dan penyaluran surat ke unit-unit kerja, serta teknis pengiriman surat ke alamat yang dituju. Dengan demikian keamanan surat, baik fisik dan informasinya dapat dijaga secara baik.

1.2  Rumusan Masalah

1.2.1   Asas apa yang terdapat didalam pengorganisasian pengurusan surat?

1.2.2   Bagaimana prosedur pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar?

1.3  Tujuan Penulisan

1.3.1   Mengetahui asas-asas yang terdapat didalam pengorganisasian pengurusan surat.

1.3.2   Mengetahui prosedur pengurusan surat.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengorganisasian Pengurusan Surat

Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu adanya asas pengurusan surat atau penentuan kebijaaksanaan pengorganisasian pengurusan surat secara baku. Dalam pengorganisasian pengurusan surat ada beberapa asas yang dapat dipertimbangkan untuk digunakan pada organisasi :

§  Asas Sentralisasi

§  Asas Desentralisasi

§  Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)

Penerapan asas-asas tersebut harus mempertimbangkan hal-hal berikut ini :

§  Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan

§  Beban kerja serta volume surat

§  Jumlah pegawai

§  Bangunan fisik (satu atap/terpencar)

2.1.1   Asas Sentralisasi

Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar sepenhnya dilakukan secara terpusat pada suatu unit kerja.

Keuntungan dari asas ini adalah :

1.    Adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya.

2.    Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga pengelolaan arsip profesional.

3.    Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakakn duplikasi atau bukan.

4.    Penggunaan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif.

5.    Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar.

6.    Pengawasan menjadi lebih mudah.

Kelemahan dari asas ini adalah :

1.    Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.

2.    Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi lambat.

3.    Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.

4.    Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau terselip.

Dengan asas ini maka :

a.       Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendaliaan dilaksanakan sepenuhnya oleh unit Kearsipan.

b.      Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada Unit Kearsipan, setelah itu baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh Unit Kearsipan.

c.       Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien.

2.1.2   Asas Desentralisasi

Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Setiap unit kerja melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengolahan suratnya masing-masing. Mulai dari penerimaan, pencacatan, dan pengiriman surat.

Keuntungan asas desentralisasi adalah :

1.    Unit kerja dapat menerapkan asas pengolahan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan.

2.    Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan lebih cepat.

3.    Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.

4.    Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan

Kelemahan asas desentralisasi adalah :

1.    Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar.

2.    Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.

3.    Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas. Penataan berkas pada unit kerja sering kali tidak diperhatikan, karena kegiatan ini dianggap kegiatan yang kurang penting, sehingga mendapat prioritas terakhir. Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan cendrung kacau.

4.    Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan barang bukti.

5.    Petugas arsip di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.

Asas desentralisasi cocok digunakan pada organisasi yang mempunyai ruang lingkup dan volume kerja yang besar. Dengan asas desentralisasi, maka :

a.       Pengolahan, pengarahan, pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolahan.

b.      Fungsi dan wewenang Unit Kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengiriman surat keluar, pengolahan dan pengolahan arsip Inaktif.

c.       Setiap unit pengolahan mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.

2.1.3 Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)

Asas ini merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi, masing-masing unit kerja dapat melakukan pengelolaan suratnya sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.

Keuntungan sistem gabungan ini adalah :

1.    Keseragaman prosedur dan tata kerja.

2.    Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.

3.    Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.

4.    Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaanya.

5.    Karyawan di unti kerja dapat bertambah.

Kelemahan sistem gabungan ini adalah :

1.    Karena diseleggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang digunakan cukup banyak.

2.    Kemungkinan adanya arsip kembar dapat terjadi.

3.    Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.

2.2  Prosedur Pengurusan Surat

2.2.1   Pengurusan Surat Masuk

Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan.

Prosedur Pengelolaan surat masuk terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut :

1)   Penyortiran surat

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/ instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat dipilah berdasarkan:

a.    Unit Organisasi. Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b.    Macamnya. Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dsb.

c.    Klasifikasi. Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d.   Kualifikasi. Selanjutnya surat dikelompokkan menurut :

Ø Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara),

Ø Surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara),

Ø Surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu),

Ø Surat biasa (kode B).

e.    Urgensi. Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

1.    Pembukaan sampul (amplop) surat.

2.    Pengeluaran surat dari dalam sampul

3.    Pembacaan isi surat

4.    Pencatatan di Buku Agenda Masuk

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

2)   Penyampaian/Pendistribusian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi.

2.2.2   Pengurusan Surat Keluar

Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/ instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Prosedur pengurusan  surat keluar terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

1)   Pembuatan Konsep

Konsep surat sering disebut draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elkektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi banyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.

Walaupun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan baik, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan baik-baik surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingga tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetikan.

Pembuatan konsep dapat dilakukan  secara:

a.    Sentralisasi adalah dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan.

b.    Desentalisasi adalah dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhan  masing-masing.

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:

1.    Atasan atau pimpinan

§  Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.

§  Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.

§  Konsep dibuat secara garis besar, bila diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.

§  Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.

2.    Orang yang ditunjuk (Konseptor)

§  Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.

2)   Persetujuan Konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

3)   Pencatatan Surat

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat dilihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda. 

4)   Pengetikan konsep surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

5)   Pemeriksaan pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut di print atau dicetak, jangan  sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apapun, walaupun hanya satu huruf sekalipun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan, konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

6)   Penandatanganan surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau  bertanggung  jawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

7)   Pemberian cap dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab, selanjutnya diberi cap dinas atau stempel sebagai tanda sahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas atau stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

8)   Melipat surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Adapun macam-macam cara melipat surat, yaitu:

a.    Standard Fold (Lipatan baku/standar)

b.    Low standard fold (Lipatan Baku rendah)

c.    Accordion Fold (Lipatan accordion)

d.   Low accordion fold  (Lipatan accordion Rendah)

e.    Paralel Double Fold (Lipatan Ganda Sejajar)

f.     Single Fold (Lipatan Tunggal)

Sementara itu, tembusannya atau lembaran kedua disimpan sebaai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map atau folder dilaci Filling Cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

9)   Penyampulan surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.

Perhatikan juga hal-hal berikut:

§  Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.

§  Cantumkan nomor surat bila diperlukan.

§  Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas atau stempel pada sampul disebelah kiri.

§  Perangko secukupnya.

10)    Pengiriman surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses  prosedur pengurusan surat, baik surat masuk ataupun surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat, yaitu:

§  Jenis surat

§  Informasi yang tercantum dalam surat

§  Tujuan/alamat surat

§  Volume/banyaknya surat.

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut:

a.    Melalui kurir, yaitu orang atau pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yang dituju. Saat menyerahkan surat kepada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat disampaikan dengan menggunakan buku ekspedisi atau ekstern.

b.    Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan buku ekpedisi ektern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi bahwa pengiriman dilakukan melalui kotak pos.

c.    Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).

d.   Melalui internet

11)    Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan. Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip. Kemudian, apabila alamat atau orang yang dituju jumlahnya banyak, misalnya: surat edaran maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah ditandatangani kemudian  diperbanyak di mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan untuk itu segala bentuk surat merupakan bukti dari sebuah rekaman arsip yang perlu dilakukan pengelolaan dan penataan yang baik. Terciptanya pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang standar, serta sistem yang baku, aplikatif dan efisien.

Pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien dengan adanya asas pengurusan surat yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas gabungan. Pengelolaan surat terdiri dari pengurusan surat masuk dan surat keluar dimana surat masuk merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan.

3.2  Saran

Untuk mencapai tujuan pengurusan surat yang diharapkan, setiap instansi perlu menciptakan prosedur yang baku untuk dapat dijadikan pedoman oleh organisasi tersebut yang dibarengi dengan tersedianya sarana dan prasarana pendukung, serta sumber daya manusia yang profesional.

DAFTAR PUSTAKA

Kusmulja.(2012).pengurusansurat.https://kusmulja.wordpress.com/2012/08/09/pengurusan-surat-2, 28 April 2015.

Evanurafivah.(2012).prosedurpengelolaansuratmasukdan.http://evanurafivah14.blogspot.com/2012/11/prosedur-pengelolaan-surat-masuk-dan.html, 28 April 2015.

Justshenk.(2012).tatacarapengurusansuratmasukdan.http://justshenk.blogspot.com/2012/11/tata-cara-pengurusan-surat-masuk-dan.html, 29 April 2015.

Anugerahdino.(2015).keuntungandankelemahanasas.http://anugerahdino.blogspot.com/2015/01/keuntungan-dan-kelemahan-asas.html, 29 April 2015.