Telaah Staf

PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI SELATAN

BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH

SULAWESI SELATAN

Alamat : Jl. Perintis Kemerdekaan KM.12 Nomor 146, Telephone (0411) 583191

TELAAHAN STAF

TENTANG

PEMBANGUNAN GEDUNG MINI THEATER

A.     Persoalan

Pembangunan gedung Mini Theater tepat disamping gedung perkuliahan (mata kuliah profesi) mahasiswa S1 Manajemen Kearsipan Universitas Hasanuddin di Kantor Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.

B.     Praanggapan

Sebelum membangun gedung Mini Theater tepat disamping gedung perkuliahan mahasiswa, kami menyarankan dilakukannya peninjauan ulang terlebih dahulu, apakah Mini Theater tersebut dapat mengganggu aktifitas kuliah atau tidak. Karena, ditakutkan dimasa yang akan datang mahasiswa dan dosen tidak fokus dalam menjalankan proses belajar mengajar.

C.     Fakta Yang Mempengaruhi

Meninjau dari fakta di tempat perkuliahan lain, salah satunya di kampus Universitas Hasanuddin Tamalanrea. Faktanya, lokasi perkuliahan sangat jauh dari tempat hiburan, khususnya Mini Theater dan hiburan lainnya seperti Mall serta lokasi perkuliahan jauh dari poros jalan raya utama Tamalanrea.

D.     Analisis

Melihat dari opini dan fakta yang terjadi disekitar, pembangunan sebuah Mini Theater harus jauh dari lingkungan pendidikan. Karena ditakutkan dapat mengganggu pelaksanaan poses belajar mengajar di kampus.

E.      Simpulan dan Saran

Untuk pembangunan Mini Theter tersebut perlu ditinjau ulang dengan memikirkan hal berikut, antara lain :

a.       Mencari lokasi lain yang jauh dari lingkungan pendidikan

b.      Memindahkan mahasiswa ke tempat lain/gedung Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Povinsi Sulawesi Selatan lainnya yang berada di Jalan Sultan Alauddin KM.7 yang merupakan satu kesatuan instansi pemerintahan.

c.       Kalaupun dibangun tepat disamping gedung perkuliahan, ada baiknya pembangunan Mini Theater tersebut mengutamakan sistem penyadapan suara, agar suara yang berasal dari gedung Mini Theater tidak sampai mengganggu perkuliashan mahasiswa.

Ketua Panitia               Pembangunan Mini Theater,

SRI NURMALA SARI

Fungsi Manajemen di dalam Perusahaan

FUNGSI MANAJEMEN DI DALAM PERUSAHAAN BLUE BIRD TBK

SRI NURMALA SARI

E21113725

ADMINISTRASI NEGARA KONSENTRASI MANAJEMEN KEARSIPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS HASANUDDIN

MAKASSAR

2015

PT. BLUE BIRD TBK

Syarat dari perusahaan yang baik  salah satunya adalah memiliki fungsi-fungsi manajemen yang baik. Fungsi- fungsi manajemen ini diantaranya adalah perencanaan (planning), organisasi (organizing), pengarahan (actuating),  dan pengawasan atau pengendalian (monitoring and controlling). Disini organisasi yang saya ambil yaitu perusahaan dalam bidang jasa “taksi blue bird”.  Jasa pertaksian ini sudah dikenal lama di masyarakat dan perusahaan akan bisa bertahan salah satunya dengan manajemen yang baik.

PERENCANAAN (PLANNING)

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi,membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Apabila tanpa perencanaan dalam sebuah organisasi sudah dapat dipastikan organisasi tersebut akan gagal atau tidak sesuai dengan apa yang diharapkan karena perencanaan adalah fungsi yang sangat mendasar dan sangat berperan besar dalam organisasi. Pelaksanaan Fungsi perencanaan yang digunakan di perusahaan blue bird  yaitu :

1.    Menetapkan tujuan dan target

2.    Merumuskan strategi yang akan dipakai pada pelaksanaan kerja

3.    Menentukan sumber sumber daya yang di perlukan

4.    Menetapkan standar atau indikator keberhasilan dalam pencapaian dan target bisnis

5.    Memonitor dan mengukur kemajuan untuk mencapai tujuan

6.    Menggunakan teknologi informasi yang berkembang seiring berjalannya waktu

7.    Menyiapkan tenaga-tenaga konsultan yang professional dan berkualitas

Tujuan dari perusahaan blue bird ini adalah tercapainya kepuasan pelanggan, dan mengembangkan serta mempertahankan diri sebagai pemimpin pasar disetiap kategori yang dimasuki. Kemudian targetnya adalah menjadi yang terdepan atau utama dalam menyediakan jasa dalambidang pertaksian.

Adapun Indikatornya yaitu :

a.       Membuat waktu se-efisien mungkin

b.      Pelanggan tidak merasa dikecewakan

c.       Memasutkan kesejahteraan yang berkelanjutan untuk para stekholder

Strategi yang digunakan di perusahaan blue bird ini disebut strategi tiga pilar yaitu mengandalkan pada produk, pemimpin pasar , dan innovator dalam teknologi aplikasi. Sumber daya yang digunakan oleh perusahaan ini adalah barang berbentuk mobil yang nyaman dan terawat untuk kepuasan pelanggan tentunya dengan sumberdaya manusia yang baik dan ahli dalam berkendara dan mengetahui seluk beluk tentang mobil.

ORGANISASI (ORGANIZING)

Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan orgnanisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien. Fungsi perngorganisasian adalah sebagai suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang dimiliki organisasi untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan guna mencapai tujuan dengan baik.

Pelaksanaan Fungsi organisasi di dalam perusahaan ini :

1.        Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menerapkan prosedur yang telah di tentukan

2.        Menetapkan stuktur organisasi yang menunjukan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab

3.        Kegiatan perekrutan penyeleksian pelatihan dan pengembangan sumberdaya manusia atau tenaga kerja

4.        Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

5.        Dalam melakukan perekrutan, vice president personalia melakukan seleksi yang ketat kepada para calon karyawan

STRUKTUR ORGANISASI BLUE BIRD

 

 

Tugas dan Tanggung Jawabnya :

1.        Dewan komisaris bertugas melakukan pengawasan terhadap kebijakan direksi dalam menjalankan perseroan serta member nasihat kepada direksi.

2.        Komite Audit bertugas melakukan evaluasi dan penelaahan laporan keuangan perseorang, melakukan pengawasan dan penilaian atas pelaksanaan kegiatan serta hasil audit oleh audit internal, memberikan rekomendasi, melakukan kajian atas kompetensi.

3.        Direktur utama bertugas coordinator, komunikator, pengambilan keputusan, pemimpin, pengelola dan eksekutor.

4.        Divisi audit internal bertugas melaksanakan proses pemeriksaan bagi seluruh divisi cabang dan melaporkannya dalam bentuk audit, menjalankan proses audit internal perusahaan secara teknis dan berkala, melakukan koordinasi kesiapan cabang, menganalisa dengan akurat serta bisa memberikan gambaran tentang penyelesaian masalah keuangan.

5.        Sekertaris perusahaan bertugas membantu pimpinannya dalam melakukan tugas-tugas harian, baik yang rutin maupun yang khusu.

PENGARAHAN (ACTUATING)

Yang mengarahkan sekaligus bertanggung jawab di perusahaan adalah Dewan Komisaris. Blue Bird yang mengimplementasikan pertama kali di Indonesia sistem komunikasi radio serta penggunaan argometer yang ketat untuk armada-armadanya. Blue bird juga sudah menerapkan teknologi GPS (global positioning system) untuk melacak tempat dan posisi armada-armada lainnya juga bisa dipakai untuk menghubungi call centre.

Blue bird mengimplementasikan solusi Business Intellegent(BI), yakni merupakan suatu solusi yang mengolah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis sehingga mampu memberikan gambaran lengkap dari bisnis untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda dari para pengguna. Perusahaan ini juga mengimplementasikan software MySAP untuk pengambilansecara tepat sehingga waktunya effisien.

PENGAWASAN (CONTROLLING)

Dalam mengawasi armadanya sehari hari , pemilik perusahaan membutuhkan general manajer keberadaan armada blue bird, sehingga penggunaan bahan bakar dapat tercatat dan di perhitungkan dengan akurat. Dalam memelihara loyalitas pelanggannya blue bird menyediakan creditvoucher yang digunakan tidak untuk corporate saja namun juga digunakan untuk perorangan.

Pihak blue bird ini mengadakan upgrading kepada para karyawanya agar meningkatkan layanan yang berkualitas dan nyaman untuk mempertahankan pelanggan. Untuk menjamin hal tersebut dari pihak blue bird sering menggunakan penumpang yang diminta untuk menguji sopir.

Pihak blue bird selalu mengadakan training karena mau tidak mau yang menciptakan image baik atau buruknya perusahaan ini adalah sopirnya, jadi para pengemudi dilatih secara khusus agar memberikan layanan yang terbaik. Dewan komisaris melakukan pengawasan atas jalannya usaha perusahaandan memberikan masukan-masukan kepada para direktur.

Pengelolaan Arsip dalam Pencapaian Efisiensi Kerja suatu Organisasi

PAPER

PENGELOLAAN ARSIP DALAM PENCAPAIAN EFISIENSI KERJA SUATU ORGANISASI

SRI NURMALA SARI

E21113725

ADMINISTRASI NEGARA KONSENTRASI MANAJEMEN KEARSIPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS HASANUDDIN

MAKASSAR

2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulisan paper ini selesai. Penulisan paper ini bertujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Administrasi Perkantoran Modern mengenai  Pengelolaan Arsip dalam Pencapaian Efisiensi Kerja suatu Organisasi.

Terselesaikannya makalah ini bukan karena usaha penulis sendiri, semua tidak terlepas dari uluran tangan yang diberikan oleh berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu pada kesempatan ini dengan rendah hati penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada pihak-pihak yang terkait.  

Penulis menyadari amatlah terbatas pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki penulis untuk menciptakan karya tanpa cela. Tentulah masih jauh dari kata sempurna. Oleh karna itu segala kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak sangat penulis harapkan, hargai dan akan diterima dengan kerendahan hati, agar menjadi koreksi pada penulis, sehingga kelak penulis mampu menghasilkan sebuah karya yang jauh lebih baik dan penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Makassar,      Oktober 2015

Penulis

Sri Nurmala Sari

DAFTAR ISI

Hal

Kata Pengantar...................................................................................................... i

Daftar Isi............................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang............................................................................................. 1

1.2         Rumusan Masalah........................................................................................ 1

1.3         Tujuan Penulisan.......................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN

2.1         Pengelolaan Kearsipan............................................................................ .... 2

2.2         Efisiensi Kerja.........................................................................................      6

BAB III SIMPULAN

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Oleh karena itu salah satu hal yang harus diperhatikan dalam menciptakan efisiensi kerja yaitu menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Arsip diciptakan dan diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi yang berintegrasi pada segi akurasi, efesiensi dan efektivitas.

1.2    Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang, maka rumusan masalahnya adalah bagaimana menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik didalam suatu organisasi untuk menunjang efisiensi kerja?

1.3    Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan penulisannya adalah mengetahui pengelolaan arsip didalam suatu organisasi untuk mmenunjang efisiensi kerja.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengelolaan Kearsipan

Setiap organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan.Kegiatan organisasi memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber data tersebut adalah arsip. Dalam Undang-undang no.43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1 disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting karena arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi dalam rangka melaksanakan kegiatan administrasi yang menyangkut perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, pengendalian dan pertanggungjawaban dalam menunjang kemajuan di bidang administrasi dan manajemen perkantoran.

Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip/warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan perubahan di segala aspek kehidupan. Saat ini banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya. Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola arsipnya secara efektif dan efisien. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Dan pada masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.

Manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonis yang mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan manajemen arsip elektronis  adalah:

1.     Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip.

2.     Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.

3.     Pencarian secara full-text.

4.     Kecil kemungkinan file akan hilang.

5.      Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak lebih dari 700 lembar .

6.     Mengarsip secara digital.

7.     Berbagi dokumen dengan klien akan mudah dilakukan melaui LAN.

8.     Meningkatken keamanan, karena mekanisme control secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritas relative sulit mengaksesnya.

9.     Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam media penyimpanan yang  compatible.

Pola Kerja Kearsipan

1.    Pola Sentralisasi

a.      Penyimpanan Arsip

Sejak berkas dinyatakan sebagai arsip maka langkah selanjutnya yang lebih efisien adalah bagian pemilik arsip menyerahkan pada bagian sekretariat atau tata usaha, sekretariat menyerahkan pada bagian arsiparis, arsip disortir, lalu diteliti, dan diberi kode penyimpanan yang dilihat pada daftar klasifikasi, arsip dicatat pada kartu kendali (Rangkap 3), dan arsip disimpan sesuai kode penyimpanan, satu lembar kartu kendali diberikan pada kepala tata usaha, satu lembar kartu kendali diserahkan kepada pemilik arsip, pemilik arsip setelah menerima kartu kendali akan membuat kartu indeks berdasarkan kartu kendali tersebut (kartu indeks adalah media untuk memudahkan pencarian kode arsip), kartu kendali dan kartu indeks disimpan sesuai metode yang digunakan.

b.      Pencarian Arsip

Dalam pencarian arsip diperlukan langkah-langkah sesuai prosedur, karena bagian pemilik arsip tidak menyimpan arsip. Maka setelah menerima permintaan dari atasan bagian pemilik arsip akan mencari pada kartu indeks atau kartu kendali (bila tidak dibuat kartu indeksnya), setelah kode penyimpanan arsip ditemukan lalu dicatat kode arsip tersebut, lalu diajukan ke bagian tata usaha untuk mencari arsip, bagian tata usaha mengecek pada kartu kendali yang dimilikinya, lalu menyampaikan pada bagian arsiparis untuk dicarikan, setelah ditemukan arsiparis membuat form peminjaman arsip, lalu menyerahkan pada kepala tata usaha bersama form peminjaman arsip, kepala tata usaha menyerahkan kepada bagian pemilik arsip dan meminta tanda tangan peminjaman arsip, bagian pemilik arsip memberikan arsip kepada atasan.

2.    Pola Desentralisasi

a.      Penyimpanan Arsip

Pada pola ini arsip disimpan dan ditangani oleh bagian yang memiliki arsip, sehingga tidak melibatkan pihak ketiga dalam pengelolaan arsipnya. Langkah penyimpanannya lebih efisien dan efektif yaitu dengan cara berkas yang dinyatakan sebagai arsip disortir agar diketahui apakah berkas tersebut telah dinyatakan sebagai arsip atau belum, membaca kembali arsip untuk mengetahui kode penyimpanan dari arsip, sesuai dengan kode yang dipergunakan lalu kemudian mencatat kode tersebut pada buku agenda surat masuk atau agenda surat keluar, memberikan kode pada arsip, bila menggunakan system berbasis alphabetis harus diindeks terlebih dahulu (untuk menentukan urutan abjadnya), menyimpan arsip sesuai system yang dipergunakan.

b.      Pencarian Arsip

Pada pola ini pencarian arsipnya mempunyai waktu maksimal 2 menit agar arsip ditemukan kembali. Langkah yang dilakukan adalah mengidentifikasi kode penyimpanan sesuai permintaan, apabila kode permintaan dan penyimpanan sama dapat dilakukan pencarian langsung dan apabila kode penyimpanan berbeda dengan kode permintaan maka perlu alat bantu pencarian yaitu buku agenda surat. Lakukan pencarian pada media penyimpanan, bila telah ditemukan serahkan pada yang meminta  arsip.

Tujuan pengelolaan arsip yaitu agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman, mudah mendapatkan kembali arsip yang diperlukan dengan cepat dan tepat, menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip, menghemat tempat penyimpanan arsip, menjaga kerahasiaan arsip, menjaga kelestarian arsip, menyelamatkan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

2.2  EFISIENSI KERJA

Dalam setiap organisasi maupun perusahaan, karyawan atau pegawai mempunyai peranan penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Karyawan pada hakikatnya merupakan salah satu unsur yang menjadi sumber daya dalam suatu organisasi.  Karyawan sebagai sumber jalannya bagi organisasi harus mendapatkan dorongan untuk dapat bekerja dengan lebih baik sehingga efisiensi dalam suatu organisasi dapat tercapai dengan baik pula. Semangat kerja merupakan sikap yang perlu dimiliki oleh karyawan, sedangkan semangat kerja itu sendiri adalah melakukan pekerjaan secara lebih giat sehingga pekerjaan dapat diharapkan lebih cepat dan baik.

Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-masing pegawai atau karyawan. Karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.

  

BAB III

SIMPULAN

Dalam menciptakan efisiensi kerja, hal yang perlu diperhatikan yaitu menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Dan pada masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.

Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-masing pegawai atau karyawan. Karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.

 DAFTAR PUSTAKA

Duniaarsip.manajemenkearsipandalampengelolaanarsip.http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html, 16 Mei 2015

Masagus.(2014).pengelolaanarsip.http://masagusjp.blogspot.com/2014/03/pengelolaan-arsip.html. 17 Mei 2015.

Daryono.(2011).pengelolaanarsipberbasiselektronik.http://daryono.staff.uns.ac.id/2011/12/22/pengelolaan-arsip-berbasis-elektronik/, 17 Mei 2015.

Psychologymania.(2013).pengertianefisiensikerja.http://www.psychologymania.com/2013/01/pengertian-efisiensi-kerja.html, 18 Mei 2015