Arsip Berbasis Elektronik

MAKALAH

ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK

SRI NURMALA SARI

E21113725

ADMINISTRASI NEGARA KONSENTRASI MANAJEMEN KEARSIPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS HASANUDDIN

MAKASSAR

2014

KATA PENGANTAR

         Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulisan makalah ini selesai. Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas Seleksi dan Penilaian Arsip mengenai Pengeloaan Arsip Berbasis Elektronik.

Terselesaikannya makalah ini bukan karena usaha penulis sendiri, semua tidak terlepas dari uluran tangan yang diberikan oleh berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu pada kesempatan ini dengan rendah hati penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada pihak-pihak yang terkait.

Penulis menyadari amatlah terbatas pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki penulis untuk menciptakan karya tanpa cela. Tentulah masih jauh dari kata sempurna. Oleh karna itu segala kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak sangat kami harapkan, hargai dan akan diterima dengan kerendahan hati, agar menjadi koreksi pada penulis, sehingga kelak penulis mampu menghasilkan sebuah karya yang jauh lebih baik dan penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Makassar,      September 2014

Penulis

Sri Nurmala Sari

DAFTAR ISI

Hal

Kata Pengantar...................................................................................................... i   

Daftar Isi..........................................................................................................     ii

BAB I PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang.......................................................................................... 1

B.     Rumusan Masalah..................................................................................... 3

C.     Tujuan........................................................................................................ 3

BAB II PEMBAHASAN

A.    Penciptaan Arsip Elektronik...................................................................... 4

B.     Pengelolaan Arsip Elektronik.................................................................... 6

C.     Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip........................................ .... 7

D.    Keuntungan Arsip Elektronik................................................................... 8

BAB III PENUTUP

A.    Kesimpulan...........................................................................................    10

B.     Saran.....................................................................................................    10 

DAFTAR PUSTAKA              

BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.

Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar, teknologi akan  terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikan besar, sehingga produk-produk  out of date tak sinkron produk terbaru, karena setiap produk baru dipastikan memiliki spesifikasi yang lain.

Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatka teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas,  diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomasi.

Sampai saat ini juga, arti dan peran arsip sangat konkrit dan jelas serta sangat diperlukan untuk berbagai kegiatan administrasi, manajemen dalam suatu organisasi. Dalam administrasi dan manajemen arsip berperan sangat vital sebagai bahan untuk perencaan, bahan pengawasan dan pelaporan, bahan utama pengambilan keputusan dalam suatu organisasi dan tanpa arsip tidak mungkin suatu organisasi dapat beroperasi dengan tertib, teratur dan lancar. Dengan demikian fungsi arsip bagi suatu organisasi adalah sebagai tulang punggung yang akan menopang gerak operasi organisasi dalam rangka mencapai tujuannya secara dinamis. Disamping itu dalam kehidupan berbangsa dan bernegara arsip berperan sebagai memori kolektif bangsa, simpul pemersatu bangsa, sumber informasi sejarah bangsa yang lengkap, nyata dan benar.

            Dari peradaban Yunani kuno hingga modernisasi Ilmu pengetahun dan teknologi (IPTEK) saat ini arsip masih tetap eksis, tetapi dalam hal perkembangan bentuk atau media simpan arsip mengalami perubahan cukup signifikan. Perubahan itu terjadi karena konsekuensi logis atau pengaruh dari kemajuan IPTEK, khususnya berkaitan dengan ditemukannya teknologi komputer, yang kemudian melahirkan spesialisasi pengetahuan baru di bidang kearsipan yaitu arsip elektronik.

                 Kehadiran arsip elektronik sebagai genre (jenis) baru dari pada jenis atau tipe arsip yang sudah ada, telah menyebabkan adanya penambahan kapasitas untuk penggarapannya. Dalam kontek penggarapan arsip elektronik tersebut, tentu membutuhkan pengetahuan dan kemampuan yang lengkap yaitu menguasai pengetahuan pengelolaan arsip dan ditambah dengan pengetahuan komputer. Oleh karena itu dibutuhkan model elaborasi yang baik antara arsiparis sebagai tenaga profesional kearsipan dengan programer sebagai tenaga profesional komputer untuk mewujudkan sistem pengelolaan arsip elektronik yang dapat diandalkan, sehingga membawa pengaruh terhadap perubahan image masyrakat bahwa arsip tidak hanya merupakan tumpukan-tumpukan kertas yang memenuhi ruang-ruang kerja.

B.  Rumusan Masalah

1.      Bagaimana cara proses penciptaan arsip elektronik?

2.      Bagaimana cara mengelolah arsip elektronik?

3.      Bagaimana sistem penyimpanan dan temu balik arsip elektronik?

4.      Apa keuntungan dari arsip elektronik?

C.  Tujuan

1.      Untuk mengetahui proses penciptaan arsip elektronik.

2.      Untuk mengetahui cara mengelolah arsip elektronik.

3.      Untuk mengetahui sistem penyimpanan dan temu balik arsip.

4.      Untuk mengetahui keuntungan dari arsip elektronik.

  

BAB II

PEMBAHASAN

A.   Penciptaan Arsip Elektronik

Menurut Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi Informasi Elektronik, menerangkan informasi elektronik adalah adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami.

            Kemudian Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami.

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

1)      Penciptaan secara elektronik atau otomasi

Penciptaan  secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.

2)      Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital

Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.

Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik  memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar. Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut:

a.    Tahap Pemilihan

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat  penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.  Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi  arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti  pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.

b.    Tahap Pemindaian

Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

c.    Tahap Penyesuaian

Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file  dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

d.   Tahap pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan  arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik  tercapai.

e.    Tahap pembuatan berita acara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional  kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.

B.  Pengelolaan Arsip Elektronik

Pengelolaan arsip elektronik dengan tetap mengikuti atau sesuai dengan norma-norma atau kaidah kearsipan yaitu :

1)      Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur berkaitan dengan program diversikasi pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.

2)      Menyusun dan menata alokasi sumber daya untuk implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik.

3)      Menyusun Detail Enginering Design  (DED) untuk empat modul arsip elekronik oleh arsiparis dan programer komputer.

4)      Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai kelayakan atau kemampuan sumber daya organisasi, seperti penerapan empat modul arsip elektronik secara modular.

             Berdasarkan keempat hal diatas, secara garis besar operasional sistem pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan sebagai berikut :

1.    Melakukan input data, scanning dan recognation terhadap surat menyurat pada mail processing centre, dengan menggunakan modul e-letter.

2.    Melakukan verifikasi, validasi, autentifikasi terhadap file-file (arsip aktif) pada filing processing centre, dengan menggunakan modul e-file.

3.    Melakukan kendali berkas terhadap records (arsip inaktif) pada records processing centre, dengan menggunakan e-records.

4.    Melakukan integrasi, migrasi terhadap group arsip (arsip statis) pada data processing  centre menggunakan modul e-archives.

C.  Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja  sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.

Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi.

Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya computer yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine Readable Record[3].

Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.

Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, antara lain:

a).  Media Magnetik (magnetic Media)

b). Disk Magnetik (magnetic disk)

c).  Pita magnetik (magnetic tape)

d).  Kaset (cassette)

e).  Media optik ( Optical Media)

Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat  diproses sesuai dengan sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap, hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk  dan sebagainya.

Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem pengindekan.

D.  Keuntungan Arsip Elektronik

Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah:

1.    Penghematan investasi berupa ruang kearsipan

Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan rauang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional  kedalam media arsip elektronik.

2.    Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)

Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

3.    Efisiensi waktu akses

Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.

4.    Pengematan SDM

Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi  dapat dilakukan dengan cepat.

5.    Memperkecil kemungkinan kehancuran data

Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.

BAB III

PENUTUP

A.  Kesimpulan

Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah untuk diubah, dihapus dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Selain itu usia atau daya tahan fisik arsip eletronik sangat terbatas, apabila semakin sering digunakan arsip elektronik akan semakin cepat mengalami kerusakan. Dan untuk pemeliharaan fisik arsip elektronik juga memerlukan cara penyimpanan yang baik.

B.  Saran

1)   Arsip elektronik ini harus diupayakan agar dapat diaplikasikan, diimplementasikan sama seperti tipe atau jenis arsip yang sudah eksis lebih lama yaitu arsip kertas.

2)   Perlu dibangun konsepsi dan pemahaman yang kuat tentang arsip elektronik.

 DAFTAR PUSTAKA

Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik. www.bacaanonline.com/manajemen-arsip-elektronik-monika-nur-lastiyani, diunduh pada tanggal 27 April 2011

Surya Pradana (2009) Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik. http://surya-pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html, diunduh pada tanggal :28April 2011