Pengelolaan Arsip dalam Pencapaian Efisiensi Kerja suatu Organisasi

PAPER

PENGELOLAAN ARSIP DALAM PENCAPAIAN EFISIENSI KERJA SUATU ORGANISASI

SRI NURMALA SARI

E21113725

ADMINISTRASI NEGARA KONSENTRASI MANAJEMEN KEARSIPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS HASANUDDIN

MAKASSAR

2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulisan paper ini selesai. Penulisan paper ini bertujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Administrasi Perkantoran Modern mengenai  Pengelolaan Arsip dalam Pencapaian Efisiensi Kerja suatu Organisasi.

Terselesaikannya makalah ini bukan karena usaha penulis sendiri, semua tidak terlepas dari uluran tangan yang diberikan oleh berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu pada kesempatan ini dengan rendah hati penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada pihak-pihak yang terkait.  

Penulis menyadari amatlah terbatas pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki penulis untuk menciptakan karya tanpa cela. Tentulah masih jauh dari kata sempurna. Oleh karna itu segala kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak sangat penulis harapkan, hargai dan akan diterima dengan kerendahan hati, agar menjadi koreksi pada penulis, sehingga kelak penulis mampu menghasilkan sebuah karya yang jauh lebih baik dan penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Makassar,      Oktober 2015

Penulis

Sri Nurmala Sari

DAFTAR ISI

Hal

Kata Pengantar...................................................................................................... i

Daftar Isi............................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang............................................................................................. 1

1.2         Rumusan Masalah........................................................................................ 1

1.3         Tujuan Penulisan.......................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN

2.1         Pengelolaan Kearsipan............................................................................ .... 2

2.2         Efisiensi Kerja.........................................................................................      6

BAB III SIMPULAN

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Oleh karena itu salah satu hal yang harus diperhatikan dalam menciptakan efisiensi kerja yaitu menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Arsip diciptakan dan diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi yang berintegrasi pada segi akurasi, efesiensi dan efektivitas.

1.2    Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang, maka rumusan masalahnya adalah bagaimana menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik didalam suatu organisasi untuk menunjang efisiensi kerja?

1.3    Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan penulisannya adalah mengetahui pengelolaan arsip didalam suatu organisasi untuk mmenunjang efisiensi kerja.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengelolaan Kearsipan

Setiap organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan.Kegiatan organisasi memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber data tersebut adalah arsip. Dalam Undang-undang no.43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1 disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting karena arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi dalam rangka melaksanakan kegiatan administrasi yang menyangkut perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, pengendalian dan pertanggungjawaban dalam menunjang kemajuan di bidang administrasi dan manajemen perkantoran.

Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip/warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan perubahan di segala aspek kehidupan. Saat ini banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya. Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola arsipnya secara efektif dan efisien. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Dan pada masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.

Manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonis yang mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan manajemen arsip elektronis  adalah:

1.     Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip.

2.     Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.

3.     Pencarian secara full-text.

4.     Kecil kemungkinan file akan hilang.

5.      Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak lebih dari 700 lembar .

6.     Mengarsip secara digital.

7.     Berbagi dokumen dengan klien akan mudah dilakukan melaui LAN.

8.     Meningkatken keamanan, karena mekanisme control secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritas relative sulit mengaksesnya.

9.     Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam media penyimpanan yang  compatible.

Pola Kerja Kearsipan

1.    Pola Sentralisasi

a.      Penyimpanan Arsip

Sejak berkas dinyatakan sebagai arsip maka langkah selanjutnya yang lebih efisien adalah bagian pemilik arsip menyerahkan pada bagian sekretariat atau tata usaha, sekretariat menyerahkan pada bagian arsiparis, arsip disortir, lalu diteliti, dan diberi kode penyimpanan yang dilihat pada daftar klasifikasi, arsip dicatat pada kartu kendali (Rangkap 3), dan arsip disimpan sesuai kode penyimpanan, satu lembar kartu kendali diberikan pada kepala tata usaha, satu lembar kartu kendali diserahkan kepada pemilik arsip, pemilik arsip setelah menerima kartu kendali akan membuat kartu indeks berdasarkan kartu kendali tersebut (kartu indeks adalah media untuk memudahkan pencarian kode arsip), kartu kendali dan kartu indeks disimpan sesuai metode yang digunakan.

b.      Pencarian Arsip

Dalam pencarian arsip diperlukan langkah-langkah sesuai prosedur, karena bagian pemilik arsip tidak menyimpan arsip. Maka setelah menerima permintaan dari atasan bagian pemilik arsip akan mencari pada kartu indeks atau kartu kendali (bila tidak dibuat kartu indeksnya), setelah kode penyimpanan arsip ditemukan lalu dicatat kode arsip tersebut, lalu diajukan ke bagian tata usaha untuk mencari arsip, bagian tata usaha mengecek pada kartu kendali yang dimilikinya, lalu menyampaikan pada bagian arsiparis untuk dicarikan, setelah ditemukan arsiparis membuat form peminjaman arsip, lalu menyerahkan pada kepala tata usaha bersama form peminjaman arsip, kepala tata usaha menyerahkan kepada bagian pemilik arsip dan meminta tanda tangan peminjaman arsip, bagian pemilik arsip memberikan arsip kepada atasan.

2.    Pola Desentralisasi

a.      Penyimpanan Arsip

Pada pola ini arsip disimpan dan ditangani oleh bagian yang memiliki arsip, sehingga tidak melibatkan pihak ketiga dalam pengelolaan arsipnya. Langkah penyimpanannya lebih efisien dan efektif yaitu dengan cara berkas yang dinyatakan sebagai arsip disortir agar diketahui apakah berkas tersebut telah dinyatakan sebagai arsip atau belum, membaca kembali arsip untuk mengetahui kode penyimpanan dari arsip, sesuai dengan kode yang dipergunakan lalu kemudian mencatat kode tersebut pada buku agenda surat masuk atau agenda surat keluar, memberikan kode pada arsip, bila menggunakan system berbasis alphabetis harus diindeks terlebih dahulu (untuk menentukan urutan abjadnya), menyimpan arsip sesuai system yang dipergunakan.

b.      Pencarian Arsip

Pada pola ini pencarian arsipnya mempunyai waktu maksimal 2 menit agar arsip ditemukan kembali. Langkah yang dilakukan adalah mengidentifikasi kode penyimpanan sesuai permintaan, apabila kode permintaan dan penyimpanan sama dapat dilakukan pencarian langsung dan apabila kode penyimpanan berbeda dengan kode permintaan maka perlu alat bantu pencarian yaitu buku agenda surat. Lakukan pencarian pada media penyimpanan, bila telah ditemukan serahkan pada yang meminta  arsip.

Tujuan pengelolaan arsip yaitu agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman, mudah mendapatkan kembali arsip yang diperlukan dengan cepat dan tepat, menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip, menghemat tempat penyimpanan arsip, menjaga kerahasiaan arsip, menjaga kelestarian arsip, menyelamatkan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

2.2  EFISIENSI KERJA

Dalam setiap organisasi maupun perusahaan, karyawan atau pegawai mempunyai peranan penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Karyawan pada hakikatnya merupakan salah satu unsur yang menjadi sumber daya dalam suatu organisasi.  Karyawan sebagai sumber jalannya bagi organisasi harus mendapatkan dorongan untuk dapat bekerja dengan lebih baik sehingga efisiensi dalam suatu organisasi dapat tercapai dengan baik pula. Semangat kerja merupakan sikap yang perlu dimiliki oleh karyawan, sedangkan semangat kerja itu sendiri adalah melakukan pekerjaan secara lebih giat sehingga pekerjaan dapat diharapkan lebih cepat dan baik.

Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-masing pegawai atau karyawan. Karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.

  

BAB III

SIMPULAN

Dalam menciptakan efisiensi kerja, hal yang perlu diperhatikan yaitu menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Dan pada masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.

Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-masing pegawai atau karyawan. Karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.

 DAFTAR PUSTAKA

Duniaarsip.manajemenkearsipandalampengelolaanarsip.http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html, 16 Mei 2015

Masagus.(2014).pengelolaanarsip.http://masagusjp.blogspot.com/2014/03/pengelolaan-arsip.html. 17 Mei 2015.

Daryono.(2011).pengelolaanarsipberbasiselektronik.http://daryono.staff.uns.ac.id/2011/12/22/pengelolaan-arsip-berbasis-elektronik/, 17 Mei 2015.

Psychologymania.(2013).pengertianefisiensikerja.http://www.psychologymania.com/2013/01/pengertian-efisiensi-kerja.html, 18 Mei 2015